工作分析是確定完成各項工作所需的技能、責任和知識系統(tǒng)的過程，它是人力資源管理的基石。正如一個園丁都知道的那樣，"鐵锨工夫"不到家會導致花園產出不佳。這涓滴智慧也關系到人力資源管理，"鐵锨工夫"就是工作分析，"花園產出"就是人力資源管理實踐。除非土地受到適當的耕耘，否則種子不可能開花結果;同樣除非有某種恰當的工作分析為土壤，否則許多人力資源管理實踐也不可能"開花結果"為競爭優(yōu)勢。成功的人力資源管理實踐能導致創(chuàng)造競爭優(yōu)勢的結果產生，適當的完成工作分析則提高人力資源管理實踐的成功率。那么，我們如何通過工作分析建立以工作成果為導向的職務說明書?

一、編寫職務說明書的方法

　　一份完整的職務說明書包括：工作名稱、工作概述、主要職責、責任清單、上下級報告關系、工作條件、任職資格和績效期望。其中，任職資格包括必備的任職資格和理想的任職資格兩部分。必備的任職資格又包括從事該工作至少要達到的教育水平、工作經歷、技術技能和個人特點。在招聘過程中，不具備必備資格條件和應聘者將被淘汰。工作分析是了解工作及內容的第一步。進行工作分析要從工作的角度來思考，而不是從員工的角度來思考。主要責任要從做什么、怎樣做、績效期望的角度去思考。

　　人力資源管理部要將描寫職務說明書的工作任務告訴部門主管及其下屬，要詳細地向部門主管及下屬說明編寫職務說明書的目的、方法、程序、要求，以及職務說明書對個人、機構的影響。一般通過兩種途徑編寫職務說明書：

　　途徑A：部門主管給予下屬指導后，由下屬自己描寫職務說明書。其后由部門主管收集，與下屬討論、分析、修訂，再由人力資源部確認，呈交高層領導審核。

　　途徑B：主管自己負責描寫所有直接下屬的崗位，完成后與下屬討論,經修訂同意后再由人力資源管理確認并呈交高層領導。

　　利用從工作分析表中獲得的信息編寫職務說明書，并把對每一項主要的職責或責任的績效期望補充進去。記住，需要員工通過閱讀這份文件能確切了解這項工作內容以及期望達到的結果，因此，要使描述盡可能具體。對于每項責任至少要寫出一種可測量的期望結果，不能量化的最好用描述性的語言。

二、編寫職務應注意的問題

1、得到高層管理層的支持

　　沒有管理層的認同和支持，無法有效地完成工作分析及編寫職務說明書。組織的人力資源管理部門應協(xié)助管理階層籌劃建立政策和確定方向，并且將這個信息傳遞給整個組織，以獲得一致的支持。

2、明確職務說明書對機構管理的重要性

　　職務說明書是一種重要的管理工具。每一機構的管理階層都需要去計劃，分配工作，繼而控制每項工作的進度及成果，所以各層管理人員都需要清楚知道在他的管轄范圍內，各下屬的任務、職責的分配及工作內容，各成員之間的工作關系，他才可以有效的完成他的管理責任。對一個機構而言，職務說明書可以作為協(xié)調各部分運作的基本引導，使得最高管理層能夠系統(tǒng)的分配職權、指定責任范圍，充分發(fā)揮部門間的整體合作機動性。

3、編寫職務說明書的要求

　　職務說明書應清楚、權責明確、具體而簡單。在界定工作時，應盡量使用簡明的專門動詞和名詞來描述工作的目的和范圍、責任權限的程度和類型、技能的要求等。除了這些還要問下面一些問題：

　　(1)職務說明書的內容是否清楚?能否由此對該工作有一個基本的了解?

　　(2)職務說明書中要求的職責和任務是否合理?績效期望是否現實?有沒有需要增減的內容?

　　(3)在任職資格中，必備的資格條件和理想的資格條件是否合理?有沒有需要增減的內容。

4、職務說明書必須隨組織機構變化而更新

　　管理層部門認為，依靠掌握所有的職務說明書便能夠改善所有管理問題，管理者必須隨組織機構的變化而及時修訂職務說明書，如果組織機構改變了，而職務說明書仍是原來一套，其作用就不能發(fā)揮出來。久而久之，工作重疊、職責混淆，管理分配不平衡的問題就回出現，而工作缺乏效率、員工缺乏積極性、利潤下降等現象亦會相繼產生，所以作為人力資源部門的管理者有責任使各部門的領導明白職務說明書的重要性，推動他們的積極性去參與編寫、修訂及更新職務說明書。