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學(xué)校行政秘書(shū)崗位職責(zé)范本

更新:2023-09-19 12:46:40 高考升學(xué)網(wǎng)

職責(zé)一:學(xué)校行政秘書(shū)崗位職責(zé)

  在院長(zhǎng)、書(shū)記領(lǐng)導(dǎo)下,具體負(fù)責(zé)學(xué)院的日常行政管理工作和服務(wù)工作。具體細(xì)則如下:

  (一)行政管理

  1、學(xué)院辦公室日常內(nèi)務(wù)工作;

  2、公章管理;

  3、有關(guān)會(huì)議的組織和安排,會(huì)議記錄和考勤。

  4、學(xué)院內(nèi)部財(cái)務(wù)的管理;

  5、與校、院及相關(guān)部門(mén)的協(xié)調(diào)、配合;

  6、各種行政文件、材料的歸檔,數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、上報(bào)等;

  7、教職工工作信息收集及整理;

  8、教師職稱評(píng)審的具體工作;

  9、學(xué)院組織的各種活動(dòng)的記錄、資料采集等;

  10、具體負(fù)責(zé)學(xué)院綜合治理工作、消防安全工作及治安工作;

  11、負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理。

  12、離退休教職工具體工作;

  13、辦公室勤工助學(xué)學(xué)生的管理及工時(shí)記錄、計(jì)算;

  14、學(xué)院固定資產(chǎn)及設(shè)備的具體協(xié)調(diào)管理

  15、報(bào)紙、信件的征訂與收發(fā)等;

  16、工會(huì)活動(dòng)的具體組織工作;

  17、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。

  (二)公益活動(dòng)

  1、教學(xué)秘書(shū)不在時(shí),協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)秘書(shū)崗位的應(yīng)急工作;

  2、提出關(guān)于學(xué)院發(fā)展、建設(shè)方面的意見(jiàn)、建議等;

  3、為教職工提供幫助和服務(wù);

  4、承擔(dān)學(xué)院公益工作。

  (三)自身建設(shè)

  1、實(shí)行坐班制,根據(jù)需要及時(shí)到崗;

  2、參加校、院組織的各種會(huì)議、活動(dòng)等;

  3、用自己的言行、科學(xué)規(guī)范的管理和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)為教職工和學(xué)生樹(shù)立良好形象。

職責(zé)二:學(xué)校行政秘書(shū)崗位職責(zé)

  1、協(xié)助分管主任處理辦公室日常行政事務(wù),參與學(xué)院綜合性行政事務(wù)的實(shí)施。

  2、草擬學(xué)院行政工作報(bào)告、總結(jié)、規(guī)劃和決議、決定等綜合性文字材料文件;草擬重要會(huì)議文稿和重要文件;草擬及整理院級(jí)干部講話稿及有關(guān)資料。

  3、領(lǐng)取行政機(jī)要文件。接受、管理院內(nèi)平行文件、做好院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及各種機(jī)要文稿、各類公文的制作印發(fā);負(fù)責(zé)上級(jí)行政機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的文件、簡(jiǎn)報(bào)、通知、信函的登記、編號(hào)、發(fā)放和傳閱工作。定期檢查文件的管理和保密情況;學(xué)院一級(jí)來(lái)往信件、文書(shū)、報(bào)刊及院內(nèi)行政公文的拆封、登記、傳閱、督辦、歸檔工作;負(fù)責(zé)編制、分發(fā)“一周、一月、一年收文目錄”。

  4、負(fù)責(zé)學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)出行的交通安排和聯(lián)絡(luò)等服務(wù)保障工作。

  5、協(xié)助分管主任做好學(xué)院涉及各部門(mén)和單位的綜合協(xié)調(diào)工作,對(duì)外聯(lián)系工作。包括內(nèi)外賓的接待工作安排和費(fèi)用預(yù)算,對(duì)內(nèi)對(duì)外的迎來(lái)送往工作,辦公室來(lái)往禮品紀(jì)念品的策劃設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、采購(gòu)管理工作,負(fù)責(zé)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、兄弟院院的來(lái)訪接待工作。

  6、負(fù)責(zé)全院性重要會(huì)議、大型活動(dòng)的會(huì)務(wù)工作。如會(huì)議名稱、人數(shù)、對(duì)象、范圍的確定,會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、場(chǎng)所的選擇,會(huì)場(chǎng)的布置,會(huì)議日程、程序的安排,會(huì)務(wù)文書(shū)和生活管理等。

  7、負(fù)責(zé)學(xué)院辦公樓會(huì)議室的管理與使用。

  8、負(fù)責(zé)學(xué)院行政大事記的記錄,建立健全大事記記錄制度,保證記錄的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。

  9、負(fù)責(zé)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院辦公室固定資產(chǎn)、辦公用品、會(huì)議室辦公用品的配送,設(shè)備的使用和管理。

  10、協(xié)助分管主任處理日常財(cái)務(wù)工作,負(fù)責(zé)辦公室常規(guī)性財(cái)務(wù)工作的實(shí)施。負(fù)責(zé)院領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院辦公室的財(cái)務(wù)管理工作。

  11、協(xié)助分管主任搞好學(xué)院車(chē)輛的使用和管理工作。

  12、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)臨時(shí)工作。

職責(zé)三:學(xué)校行政秘書(shū)崗位職責(zé)

  一、行政秘書(shū)在部主任領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)處理公共教學(xué)部辦公室的日常行政工作。

  二、負(fù)責(zé)黨政文件的收發(fā),及時(shí)送部領(lǐng)導(dǎo)閱示,并妥善保存。

  三、負(fù)責(zé)接待并處理校內(nèi)外來(lái)人、來(lái)訪、來(lái)電等有關(guān)事宜,

  四、做好文秘和會(huì)務(wù)工作,協(xié)助部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議的通知、會(huì)務(wù)和會(huì)議記錄工作。

  五、負(fù)責(zé)部門(mén)工作簡(jiǎn)報(bào)及有關(guān)的宣傳報(bào)道、影像等工作。

  六、協(xié)助部主任做好二級(jí)管理的各項(xiàng)工作。

  七、協(xié)助部主任做好財(cái)務(wù)管理工作,保證各項(xiàng)費(fèi)用的合理支付。

  八、負(fù)責(zé)辦公用品和物資的保管工作,建立并嚴(yán)格執(zhí)行對(duì)辦公用品的登記簽字制度,杜絕浪費(fèi)。

  九、協(xié)助部主任做好對(duì)教師考核工作。

  十、運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理好各種電子資料、圖片資料及保存工作。

  十一、負(fù)責(zé)行政公章的使用、管理工作。

  十二、負(fù)責(zé)部門(mén)的檔案收集管理工作。

  十三、認(rèn)真完成學(xué)院、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。

職責(zé)四:德宏師范高等專科學(xué)校數(shù)學(xué)系行政秘書(shū)崗位職責(zé)

  一、協(xié)助系負(fù)責(zé)人處理辦公室日常行政事務(wù),參與綜合性行政事務(wù)的實(shí)施。

  二、負(fù)責(zé)學(xué)校相關(guān)部門(mén)下發(fā)文件、簡(jiǎn)報(bào)、通知、信函的登記、編號(hào)、發(fā)放、傳閱、整理和歸檔工作;并按系主任的批示,完成承辦、督辦等工作。

  三、負(fù)責(zé)日常黨政公文處理,做好系郵箱的管理和使用,保障信息通暢和準(zhǔn)確。

  四、負(fù)責(zé)行政公章的正確使用和安全保管工作。協(xié)助系主任做好對(duì)外聯(lián)絡(luò)、信息的收集、傳遞等后勤服務(wù)保障工作。

  五、負(fù)責(zé)各種會(huì)議和活動(dòng)的準(zhǔn)備、通知、記錄和考勤。

  六、草擬系行政工作規(guī)劃、總結(jié)、報(bào)告和決議、決定等綜合性文字材料文件;草擬及整理系領(lǐng)導(dǎo)講話稿及有關(guān)資料。

  七、負(fù)責(zé)系行政大事記的記錄,建立健全大事記記錄制度,保證記錄的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。

  八、負(fù)責(zé)系行政事務(wù)類信息網(wǎng)站的管理和維護(hù)。

  九、負(fù)責(zé)系辦公室的整理,維護(hù)正常的辦公秩序。

  十、完成系負(fù)責(zé)人交辦的其他工作。

職責(zé)五:學(xué)校行政秘書(shū)崗位職責(zé)

  1、協(xié)助辦公室主任處理好學(xué)院日常教學(xué)和行政管理工作;

  2、協(xié)助副院長(zhǎng)完成培養(yǎng)方案的修訂;協(xié)助有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)、科研等有關(guān)情況的統(tǒng)計(jì)和報(bào)表工作,來(lái)信來(lái)訪和電話電傳的傳達(dá)和處理等;

  3、協(xié)助完成本科、研究生畢業(yè)論文工作,整理配套表格,安排答辯,核算成績(jī),統(tǒng)計(jì)指導(dǎo)、答辯教師工作量;

  4、負(fù)責(zé)本科生畢業(yè)資格審查、學(xué)位資格審查;

  5、負(fù)責(zé)亞非語(yǔ)學(xué)院教學(xué)管理方面網(wǎng)站的更新與維護(hù);

  6、負(fù)責(zé)搜集和整理老師及學(xué)生對(duì)學(xué)院工作的意見(jiàn)、建議和要求,及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào);

  7、協(xié)助辦公室主任做好學(xué)院課時(shí)費(fèi)、校貼、各種福利的核算、造表及發(fā)放工作;

  8、協(xié)助辦公室主任做好學(xué)院固定資產(chǎn)的管理和辦公設(shè)備的保養(yǎng)、維修工作,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與有關(guān)部門(mén)聯(lián)系解決;

  9、做好學(xué)院教學(xué)和辦公用品的采購(gòu)和使用管理工作;

  10、協(xié)助分工會(huì)主席完成工會(huì)的任務(wù);

  11、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

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