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公司印章管理辦法

更新:2023-09-14 18:06:19 高考升學(xué)網(wǎng)
公司印章管理辦法

公司印章管理辦法

一章 總 則

一、印章是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具,印章的管理,關(guān)系到公司正常的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開(kāi)展,甚至影響到公司的生存和發(fā)展,為防只必要事件的發(fā)生,維護(hù)公司的利益,制定本辦法。此辦法適用于百利集團(tuán)的印章管理。本辦法未盡事宜或界定不清的呈請(qǐng)集團(tuán)總經(jīng)理或集團(tuán)董事長(zhǎng)裁決。

二、集團(tuán)董事會(huì)授權(quán)由財(cái)務(wù)部全面負(fù)責(zé)公司總部的印章(各類印章計(jì)枚)管理工作,發(fā)放、回收印章,監(jiān)督印章的保管和使用。銷售管理部經(jīng)理處存放公司總部公章、合同章、董事長(zhǎng)簽名章各一枚,以供非正常上班時(shí)間備用,使用流程同九條,所有單據(jù)由銷售管理部經(jīng)理事后轉(zhuǎn)交集團(tuán)財(cái)務(wù)部。

二章 印章的雕刻

三、印章雕刻的申請(qǐng)、審核和批準(zhǔn):由需刻印部門(mén)負(fù)責(zé)人據(jù)工作需要提出雕刻印章的申請(qǐng),經(jīng)系統(tǒng)副總/總監(jiān)或分公司總經(jīng)理/分廠副總審核,集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可雕刻。

四、印章雕刻:經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后的雕刻申請(qǐng),統(tǒng)一由采購(gòu)部辦理。

三章 印章的領(lǐng)取和保管

五、公司各類印章由各級(jí)和各崗位專人依職權(quán)領(lǐng)取并保管。

六、印章必須由各保管人妥善保管,不得轉(zhuǎn)借他人。

七、公司建立印章管理表,專人領(lǐng)取和歸還印章情況在表上予以記錄。

八、印章持有情況納入員工離職時(shí)移交工作的一部分,如員工持有公司印章的,須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。

四章 印章的使用

九、公司各級(jí)人員每次需使用印章須按要求填寫(xiě)印章使用單(見(jiàn)附件),將其與所需印的文件一并逐級(jí)上報(bào),經(jīng)公司有關(guān)人員審核。各類印章使用應(yīng)具備的條件及審核權(quán)限應(yīng)為:

(一)、集團(tuán)總部:

.各類行政章僅限于與之相對(duì)應(yīng)的性質(zhì)文件方能蓋。(業(yè)務(wù)→業(yè)務(wù),合同→合同)

.合同章(含①?gòu)V州市百利文儀實(shí)業(yè)有限公司上海分公司合同專用章;②上海百利文儀實(shí)業(yè)有限公司合同專用章;③廣州市白云韋卓辦公家具廠合同專用章;④廣州市百利文儀實(shí)業(yè)有限公司合同專用章)的使用:經(jīng)銷單合同經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、分管系統(tǒng)總監(jiān)/副總審核批準(zhǔn)后蓋章;直銷單合同(含系統(tǒng)銷售單等直接與甲方簽署的)一律需評(píng)審(經(jīng)法務(wù)專人評(píng)審條款,財(cái)務(wù)經(jīng)理評(píng)審價(jià)格及付款方式,制造副總評(píng)審貨期,銷售總監(jiān)綜合評(píng)審),最終經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,將合同遞財(cái)務(wù),由財(cái)務(wù)指定專人蓋章。市場(chǎng)部所有對(duì)外行為均需蓋章。

銷售合同蓋章時(shí),須有訂貨產(chǎn)品清單,且報(bào)價(jià)審核后的附件(單價(jià)、金額等)需體現(xiàn)審核過(guò)程,即要有審定人的簽名,否則不予以蓋章。

.公章(含①?gòu)V州市百利文儀實(shí)業(yè)有限公司上海分公司;②上海百利文儀實(shí)業(yè)有限公司;③廣州市白云韋卓辦公家具廠;④廣州市百利文儀實(shí)業(yè)有限公司;⑤百利文儀集團(tuán)(中國(guó))有限公司)的使用:適用于以公司名義發(fā)文情況下,經(jīng)總經(jīng)辦審核,集團(tuán)總經(jīng)理簽署,由財(cái)務(wù)指定專人蓋章(部分合同需加蓋公章情況下,公章使用權(quán)限等同合同章)。

.私章(含①“甄玉嬋”兩枚;②“梁納新”兩枚;③“梁敏寧”兩枚)的使用:適用于簽發(fā)支票、文件等,須經(jīng)過(guò)其本人或其授權(quán)人確認(rèn),方可蓋章。如合同中需使用私章,征得同意后也可辦理。

.董事長(zhǎng)簽名章(大、小各一枚):適用于需其簽名的文件以及對(duì)外財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、納稅申報(bào)表等;原則上須經(jīng)其書(shū)面確認(rèn)(使用《印章使用單》)后方可蓋章,特殊情況下可通過(guò)電話確認(rèn)(應(yīng)有記錄),事后補(bǔ)簽單。

(二)、各下屬公司:

.各類行政章僅限于與之相對(duì)應(yīng)的性質(zhì)文件方能蓋(業(yè)務(wù)→業(yè)務(wù),合同→合同,財(cái)務(wù)→財(cái)務(wù))。

.合同章(含總部及各分公司名義合同章)的使用:銷售人員簽訂合同、訂購(gòu)單,須有各部門(mén)總監(jiān)的簽名方可蓋章;采購(gòu)部使用合同章須經(jīng)分管系統(tǒng)副總簽名,基建、設(shè)備須經(jīng)董事長(zhǎng)簽名后方可蓋章。

.公章(含總部及各分公司名義的公章)的使用:公司之間各類證明文件需有各部門(mén)總監(jiān)簽名方可蓋章,投標(biāo)書(shū)的加蓋章需各分公司總經(jīng)理簽名后方可蓋章,采購(gòu)部使用公章須經(jīng)分管系統(tǒng)副總簽名,基建、設(shè)備須經(jīng)董事長(zhǎng)簽名后方可蓋章。

.人力資源用章、行政章的使用:由人力資源部經(jīng)理簽名后蓋章。

十、經(jīng)有關(guān)人員審核,并最終由具有該印章使用決定權(quán)的人員批準(zhǔn)后方可交印章保管人蓋章。通過(guò)審批后的銷售訂單遞至財(cái)務(wù)蓋章,無(wú)特殊情況一般規(guī)定五分鐘內(nèi)給予落實(shí)。

十一、印章保管人應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對(duì),經(jīng)核對(duì)無(wú)誤的方可蓋章。

十二、在逐級(jí)審核過(guò)程中被否決的,該文件予以退回。

十三、集團(tuán)總經(jīng)理對(duì)公司所有的印章的使用擁有絕對(duì)的決定權(quán)。

十四、涉及法律等重要事項(xiàng)需使用印章的,須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問(wèn)審核簽字。

十五、財(cái)務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財(cái)務(wù) 印章無(wú)須經(jīng)上述程序。

十六、用印后該印章使用單作為用印憑據(jù)由印章保管人留存,定期進(jìn)行整理后交財(cái)務(wù)部歸檔。

十七、印章原則上不許帶出公司,確因工作需要將印章帶出使用的,應(yīng)事先填寫(xiě)《印章借用申請(qǐng)單》(見(jiàn)附件),注明事項(xiàng),經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可由區(qū)域經(jīng)理級(jí)以上(含)人員攜帶使用。

十八、公章的使用決定權(quán)歸集團(tuán)總經(jīng)理,其他各印章的使用決定權(quán)由集團(tuán)總經(jīng)理根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行授權(quán)。

五章 印章的作廢和銷毀

十九、印章的作廢包括不適用作廢、磨損作廢、遺失作廢等。

二十、經(jīng)確認(rèn)作廢的印章由使用部門(mén)提出銷毀申請(qǐng),填寫(xiě)印章銷毀申請(qǐng)(見(jiàn)附件)經(jīng)系統(tǒng)副總/總監(jiān)或分公司總經(jīng)理/分廠副總審核,集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能銷毀。

六章 責(zé) 任

二十一、印章保管人必須妥善保管印章,如有遺失,必須及時(shí)向公司總經(jīng)辦報(bào)告。

二十二、任何人員必須嚴(yán)格依照本辦法規(guī)定程序使用印章,未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序,不得擅自使用。

二十三、違反本辦法的規(guī)定,給公司造成損失的,由公司對(duì)違紀(jì)者予以行政處分,造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的,移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。

七章 附 則

二十三、本辦法解釋權(quán)歸集團(tuán)總經(jīng)辦。

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