公司員工紀(jì)律與行為規(guī)范(四)正確、迅速、謹(jǐn)慎地接、打電話:
、接打電話是我們與用戶(hù)交往的重要的途徑。請(qǐng)牢記,您的形象就是公司的形象,請(qǐng)大家在日常的接打電話中給對(duì)方以良好的印象,更好的表現(xiàn)公司員工的文化修養(yǎng)及素質(zhì),也使外界對(duì)公司的辦事效率、精神面貌、管理水平留下良好的印象。我們應(yīng)該:
、電話來(lái)時(shí),聽(tīng)到鈴響,至少在二聲鈴響前取下話筒。通話時(shí)先問(wèn)候,并自報(bào)部門(mén)、姓名。對(duì)方講述時(shí)要留心聽(tīng),并記下要點(diǎn)。未聽(tīng)清時(shí),及時(shí)告訴對(duì)方,結(jié)束時(shí)禮貌道別,待對(duì)方掛斷電話,自己再放話筒。
、通話簡(jiǎn)明扼要,不得在電話中聊天。
、對(duì)不指名的電話,判斷自己不能處理時(shí),可坦白告訴對(duì)方,并馬上將電話交給能夠處理的同事。在轉(zhuǎn)交前,應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要告訴接收人。
、鄰座沒(méi)有人時(shí),請(qǐng)代接電話,有事請(qǐng)寫(xiě)留言條,請(qǐng)及時(shí)轉(zhuǎn)告。
、工作時(shí)間內(nèi),不得打私人電話。
九、環(huán)境衛(wèi)生
(一)公環(huán)境
、除指定地點(diǎn)外,在公司內(nèi)任何地方吸煙都是被禁止的。
、請(qǐng)不要在辦公家具和公設(shè)施上寫(xiě)字、刻畫(huà)、張貼。
、請(qǐng)把廢紙、廢物放入紙簍,杯中剩水請(qǐng)倒入指定地點(diǎn)。請(qǐng)您不要用飲用水洗杯子。
、為了避免影響其他同事辦公,請(qǐng)不要在辦公區(qū)內(nèi)大聲喧嘩,有不定期客請(qǐng)帶至?xí)褪、洽談區(qū)。
、車(chē)輛請(qǐng)停放在指定區(qū)域,不要隨意停放。
、便后請(qǐng)沖水,請(qǐng)不要隨地吐痰。
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(二)個(gè)人環(huán)境
、請(qǐng)保持個(gè)人辦公位的整潔,辦公桌椅、微機(jī)表面不能有瘓。物品擺放整齊。辦公區(qū)內(nèi)請(qǐng)不要隨便張貼。
、請(qǐng)不要在辦公區(qū)內(nèi)堆放資料、紙箱等物品。
、有事離開(kāi)或下班離開(kāi)辦公位時(shí),請(qǐng)將座椅推入辦公桌下。
、下班離開(kāi)辦公室前,請(qǐng)關(guān)閉機(jī)器電源,收好所有資料和文件,最后離開(kāi)請(qǐng)關(guān)閉電燈、門(mén)窗及室內(nèi)總閘。
十、保密工作
(一)保密規(guī)定:
、各部室收發(fā)的內(nèi)外部保密文電要嚴(yán)格登記手續(xù),按規(guī)定范圍傳閱,對(duì)有磁涉密事項(xiàng)要嚴(yán)格保密,請(qǐng)勿擴(kuò)散。
、起草秘密文電過(guò)程中,對(duì)有關(guān)涉密事項(xiàng)應(yīng)嚴(yán)格保密。印制、復(fù)印秘密文電要嚴(yán)格簽批手續(xù)。
、秘密文件的立卷,歸檔、借閱要嚴(yán)格按規(guī)定辦理。
、定時(shí)清理文電,并將文電存在有保密設(shè)施的鐵皮柜保險(xiǎn)柜內(nèi)。離開(kāi)辦公室時(shí),重要文件抽屜要上鎖。
、不要私人留存秘密文件,攜帶秘密文件外出要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
、涉密的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)資料要注意保管,對(duì)外報(bào)道應(yīng)經(jīng)有關(guān)部門(mén)審查。
、各類(lèi)會(huì)議記錄、會(huì)議文件要注意保存。
、各部門(mén)的印章要有專(zhuān)人保管,用印須按規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn),不得亂放、濫用。
、嚴(yán)格通信保密規(guī)定,不得在未設(shè)保密裝置的電話、傳真和明電中傳遞秘密事項(xiàng)。
、微機(jī)須設(shè)屏幕保護(hù),重要文件須加密,專(zhuān)用微機(jī)或數(shù)據(jù)庫(kù)不得上網(wǎng)或設(shè)立享。 ,