大學學生會檔案管理制度

檔案工作是校學生會工作連續(xù)性，有序性的有力保障，為實現(xiàn)工作的正規(guī)化，特制定此項制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。

一、日常檔案工作辦法

、校學生會檔案是學生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學生會至關(guān)重要的公財產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復制。

、校學生會檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理;各部門檔案由各部門部長整理，秘書處監(jiān)督管理，每一學期各部門將進行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。

, 校學生會檔案包括人事檔案,工作檔案,財務檔案及活動檔案。

、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。

. 檔案形式要求：對于各部文檔案，應有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶,cd,vcd等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結(jié)完后一并上繳。

. 檔案上繳日期：在該項活動結(jié)束后一周內(nèi)。

. 檔案上交時由辦公室簽收。

二,檔案內(nèi)容要求：

（一）人事檔案 包括個人履歷簡介、度工作鑒定，以及其它有關(guān)材料,由主席團負責考察記錄。

l、個人履歷簡介是校學生會成員的基礎(chǔ)檔案，由有關(guān)個人及部門填寫。

、度工作鑒定是對大學學生會成員每工作的評定，一式三份，每由大學學生會送一份到被鑒定人所在學院，作為評定獎學金、評選三好生、優(yōu)秀學生會干部的依據(jù)之一。

、工作鑒定是大學學生會成員免職或畢業(yè)離校時對其總體工作的鑒定，由學校有關(guān)部門存入該學生檔案。

（二）工作檔案 包括校學生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。

l、大學學生會工作目錄是校學生會的大事記，按日期順序記錄，并標上詳細內(nèi)容所在有關(guān)檔案的碼。

、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗總結(jié)等認真詳實地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。

（三）財務檔案 包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)

、表格等，由主席團負責，定期檢查，詳見財務制度。

（四）活動檔案

、活動檔案內(nèi)容包括活動企劃書；活動籌備情況；活動及進程結(jié)果；活動新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。

、活動結(jié)束后由主辦部門及時寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起及時辦公室歸檔。

三、檔案查閱辦法

,查閱要求:

) 各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件作非工作之用。

) 各部門借閱文件后，應保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應該及時歸還，若有遺失應做出書面檢討，主席團會做出相應的警告、批評。

) 查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。，