合同自查整改報(bào)告

根據(jù)“廣州嶺南國(guó)際企業(yè)集團(tuán)有限公司文件穗嶺南字E2012〕39號(hào)”關(guān)于開展經(jīng)濟(jì)合同大檢查的通知，本部對(duì)應(yīng)通知所提出的各項(xiàng)要求，逐一對(duì)所負(fù)責(zé)的酒店出租物業(yè)的各項(xiàng)租賃合同做了一次徹底的大檢查，重新檢討租賃合同從制定、簽署及管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)的制度是否完善，以及落實(shí)情況。以下是本部現(xiàn)行出租合同簽署的流程和管理規(guī)定的簡(jiǎn)要說(shuō)明，以及通過(guò)這次檢查發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題的情況匯報(bào)：

合同自查整改報(bào)告

一、花園酒店出租物業(yè)的合同簽署管理規(guī)定

1、花園主要的出租物業(yè)主要包括有寫字樓、公寓和商鋪，如需租用的客戶須遞交以下文件給本部存檔：

1）公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人身份證復(fù)印，如租用寫字樓成立新公司，須由法人代表或親筆授權(quán)簽署合同；

2）公司的聯(lián)系電話和地址；

3）租用商鋪需遞交經(jīng)營(yíng)品牌代理授權(quán)書。

2、合同使用統(tǒng)一的由酒店法律顧問(wèn)審核及酒店內(nèi)部審核一致通過(guò)的合同模板，如租戶需要增加及更改合同條款，需先咨詢酒店法律顧問(wèn)意見，與客戶協(xié)商達(dá)成一致意見后，送酒店內(nèi)部審核。酒店內(nèi)部審核程序：需通過(guò)使用部門，財(cái)務(wù)部，總經(jīng)理，內(nèi)稽組意見(10萬(wàn)元以上)，集團(tuán)外派財(cái)務(wù)總監(jiān)等各部門審核通過(guò)。

3、租金價(jià)格由本部根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格制定，并通過(guò)酒店管理當(dāng)局同意。

4、合同由本部負(fù)責(zé)與客戶洽談業(yè)務(wù)的租務(wù)人員打印、部門總監(jiān)審核后，送酒店總經(jīng)理簽署蓋章，再由該租務(wù)人員送租戶簽署，并跟催合同的存檔。

5、花園首層商鋪、4樓以下寫字樓、商鋪的出租及續(xù)租，以及超過(guò)1年的租賃合同，需通過(guò)酒店遞交備忘錄給董事辦，送集團(tuán)批示回復(fù)后，方可出租。

二、自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及跟進(jìn)的措施

1、寫字樓租戶部分沒(méi)有營(yíng)業(yè)執(zhí)照

共有7個(gè)租戶沒(méi)按合同規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照

酒店法律顧問(wèn)許律師的意見，租戶沒(méi)有辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照，酒店會(huì)承擔(dān)一定的監(jiān)管責(zé)任。為避免酒店承擔(dān)該監(jiān)管責(zé)任，本部已于3月19日再次發(fā)函給上述7個(gè)租戶，要求這些租戶須在收到本部發(fā)函的1個(gè)月內(nèi)，遞交有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照，否則，本部將依照租賃合同中的有關(guān)規(guī)定考慮終止合同。

2、租戶不愿提交法人代表身份證復(fù)印件

一直以來(lái)，本部都要求租用寫字樓租戶遞交法人身份證復(fù)印件，由于部分公司特別是一些大公司，認(rèn)為不合理，違反個(gè)人隱私。根據(jù)律師的意見，按合同法，簽署合同的主體是公司，不是個(gè)人。本部必須有該公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照，合同上必須蓋有該公司的公章，法人代表身份證不是必須的。因此，本部不再堅(jiān)持要求客人遞交法人身份證復(fù)印件。

3、公寓租戶欠營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件

由于租用酒店公寓都是些有實(shí)力的公司，大部分都是花園長(zhǎng)期的客戶，基于這個(gè)原因，本部并沒(méi)有強(qiáng)制執(zhí)行要求公寓租戶遞交營(yíng)業(yè)執(zhí)照。而且物業(yè)的同行也沒(méi)有這樣要求。根據(jù)律師意見，合同由公司簽署，租戶遞交有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，便于本部明確了解合同簽署的主體的情況及責(zé)任。本部已要求租戶3月底前遞交有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件給予本部存檔。

雖然本店出租物業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)已有20多年的歷史，合同的簽署及管理已制度化、流程化，但仍有可能出現(xiàn)合同條款沒(méi)有涵蓋的內(nèi)容，或者執(zhí)行不到位的地方。特別是面對(duì)市場(chǎng)及客戶的不斷變化，只有通過(guò)不斷的實(shí)踐，不斷地更新完善我們的`合同及管理制度，才能避免出現(xiàn)糾紛，保障業(yè)主的利益，從而更好地實(shí)施日常管理。

物業(yè)部

企業(yè)合同審查整改報(bào)告

）一、2012年度合同管理情況

截止到11月底，XXX公司共簽署100份合同，其中房屋租賃合同72份，財(cái)務(wù)金融類1份，工程建設(shè)類6份，中介服務(wù)類14份，信息化類3份，人事勞資類4份，正在執(zhí)行的83份、執(zhí)行完畢的17（其他）份，各類合同均經(jīng)過(guò)法律顧問(wèn)審核把關(guān)，合同審核把關(guān)率100%，迄今為止，公司未因合同的履行發(fā)生糾紛和訴訟事件。主要做了以下幾方面的工作：一是加強(qiáng)制度的修訂和完善，為規(guī)范合同管理工作，按照XX集團(tuán)公司要求，結(jié)合XXX公司實(shí)際，修訂了公司《合同管理辦法》，提高了合同管理的工作效率，責(zé)任更明確，使公司合同管理工作更加規(guī)范。二是加強(qiáng)合同管理人員培訓(xùn)，參加了XXX集團(tuán)公司組織的合同管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不僅提高了合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)亦促進(jìn)了合同管理工作的規(guī)范性和安全性。三是合同管理的組織機(jī)構(gòu)得到完善，在XXX部門設(shè)合同管理人員1名，負(fù)責(zé)擬訂合同管理制度、合同編號(hào)、統(tǒng)計(jì)、備案管理等工作，確保合同管理工作的有效實(shí)施。四是加強(qiáng)落實(shí)XXX公司和XXX集團(tuán)公司合同示范文本的使用，確保合同簽訂零風(fēng)險(xiǎn)。五是對(duì)重大合同簽訂均征詢

1 / 5

外聘律師的意見。公司各部門按照合同管理的規(guī)定履行其職責(zé)。

二、合同管理存在的主要問(wèn)題

1、有個(gè)別合同文本存在簽約日期空白情況。

2、合同編號(hào)未執(zhí)行集團(tuán)統(tǒng)一編號(hào)規(guī)則。

3、合同文本上未加蓋合同編號(hào)。

4、有個(gè)別合同審批單上提出審核意見日期與合同文本上的簽字日期不吻合。

5、房屋租賃合同審批表制作不規(guī)范，無(wú)分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見。

三、問(wèn)題原因分析

1、由于業(yè)務(wù)主辦部門個(gè)別職工法律意識(shí)相對(duì)淡薄、責(zé)任心不強(qiáng)、工作嚴(yán)謹(jǐn)性不夠，審查部門審查合同疏忽大意，造成合同未簽署日期，從而導(dǎo)致合同瑕疵。

2、XXX公司在XX年XX月XX日以前，隸屬XXX發(fā)展有限公司，定位為XXX業(yè)務(wù)辦公室�！逗贤�管理辦法》也一直沿用XXX公司于2015年制定的管理制度，自劃歸XX集團(tuán)公司后，未及時(shí)按照XXX集團(tuán)公司合同管理的編號(hào)要求對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)。

3、由于XXX公司一直沿用原《合同管理辦法》，原管理制度里面未硬性要求在合同文本首頁(yè)注明合同編號(hào)，故合同文本首頁(yè)未注明編號(hào)，但在合同審批單里有注明合同編號(hào)。

2 / 5

4、由于業(yè)務(wù)主辦部門工作系統(tǒng)性和計(jì)劃性不夠強(qiáng)，造成時(shí)間緊張，使合同生效日期超前于相關(guān)合同審批簽字日期,即審核審批日期滯后, 致使合同的簽訂未按程序進(jìn)行審批。

5、XXX公司在XXX年XX月XX日前是以XXX公司的一個(gè)業(yè)務(wù)部門在運(yùn)作，因此，租賃合同審批時(shí)由當(dāng)時(shí)的部門主任進(jìn)行簽字即可，因此，無(wú)需在合同審批表制作分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見欄。

四、整改措施

（一）針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整改：

1、在合同審批流程結(jié)束后，合同承辦人應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審查合同簽字蓋章及日期，絕不允許有空白日期事項(xiàng)發(fā)生。

2、嚴(yán)格執(zhí)行XXX集團(tuán)公司的統(tǒng)一合同編號(hào)制度，公司已著手將XXX公司劃入XXX集團(tuán)后所簽訂的合同重新按規(guī)定進(jìn)行編號(hào)。

3、下工夫重新整理合同，將每一份合同的編號(hào)都標(biāo)注在合同文本首頁(yè)。

4、嚴(yán)格審核把關(guān)，杜絕審批日期滯后的情況, 有效控制相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。

5、按照XXX集團(tuán)公司的要求重新制作房屋租賃合同審核會(huì)簽表，完善租賃合同會(huì)簽流程。

另外，還應(yīng)在合同的基礎(chǔ)管理工作中做好以下幾點(diǎn)：一是認(rèn)真執(zhí)行按XXX集團(tuán)公司要求新修訂的《XXXX公司合同管

理辦法》，合同管理的流程要更加明確，合同的決策、審核、審批、簽訂、履行要嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、XXX集團(tuán)公司的要求進(jìn)行管理。二是除了要完善合同管理制度外，還應(yīng)對(duì)合同簽訂審批流程、授權(quán)委托、印章的使用進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。三是嚴(yán)格落實(shí)XXX公司和XXX集團(tuán)公司合同示范文本的使用，確保合同簽訂零風(fēng)險(xiǎn)。

（二）提高合同管理人員素質(zhì)

提高合同管理人員素質(zhì)是企業(yè)合同管理的首要任務(wù)，又是當(dāng)前的迫切需要，XXX公司將從以下幾個(gè)方面著手：一是選好人員。依照合同管理人員應(yīng)具有的素質(zhì)條件，選擇有企業(yè)法律顧問(wèn)執(zhí)業(yè)資格的人員擔(dān)任合同管理人員。二是組織好相關(guān)人員繼續(xù)學(xué)習(xí)。加強(qiáng)員工對(duì)法律知識(shí)的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，提高法律意識(shí)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。三是建立崗位責(zé)任制。對(duì)合同管理人員必須實(shí)行崗位責(zé)任制，明確其責(zé)、權(quán)、利，建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，對(duì)有貢獻(xiàn)的'合同管理人員給予獎(jiǎng)勵(lì)。通過(guò)以上途徑，全面提升企業(yè)合同管理人員的法律素質(zhì)。

（三）積極參加“重合同、守信用”活動(dòng)，提高公司合同管理水平

“重合同、守信用”活動(dòng)，是工商行政管理部門根據(jù)《合同法》的誠(chéng)實(shí)信用原則開展起來(lái)的，目的是提高合同履約率，維護(hù)市場(chǎng)秩序和經(jīng)濟(jì)秩序。公司應(yīng)主動(dòng)、積極參與“重合同、守信用”活動(dòng)，營(yíng)造“重合同、守信用”的氛圍。